MuchoGusto

Aprendizajes de nuestro evento

Después de realizado el evento Datavation nos reunimos para sacar aprendizajes e identificar variables que componen a un evento exitoso. Resumimos todo esto en el siguiente listado:

Proceso de registro, es un momento clave para obtención y/o validación de datos, por ello es importante tener un proceso adecuado que evite demoras o pérdidas de información. En esta parte también consideramos qué información es necesaria solicitar y en qué momento hacerlo.

Asignación de roles. Realizar esto previamente evita  improvisaciones de último minuto y favorece la correcta fluidez del evento, se deben asignar funciones para cubrir todas las tareas del evento.

Técnico disponible. Los problemas con equipos tecnológicos son comunes aun con mucha previsión, por ello es importante siempre tener a disposición un especialista técnico de soporte. Esto no solo debe contemplarse al inicio, ya que un desperfecto puede ocurrir durante cualquier momento el evento

Revisión de la presentación. Corroborar previamente que las temáticas abordadas sean las adecuadas para el objetivo del evento,  además de revisar posibles errores dentro de ella.

Incentivos. Son altamente valorados por los asistentes, además es un importante elemento promocional para la marca.

Coffee break. Considerar ponerlo en lugares de fácil acceso para los asistentes, o según convenga por la estructura del evento. En algunos casos conviene definir una hora específica de coffee break y comunicarlo oportunamente a los asistentes.

Agenda del evento. Mencionando las temáticas a tratar, los ponentes y el orden de los mismos.

Recursos necesarios. Revisar con los ponentes qué recursos o materiales necesitarán los asistentes, comunicarlo oportunamente a los asistentes o contemplar facilitarlo.

Actividades de networking. Facilitar tiempo y un espacio propicio para networking.

Identificativos. Para hacer más fluida la interacción entre los asistentes. Pueden contener información básica como nombre y perfil profesional.

Retrasos de tiempo. En caso ocurriera algún incidente que genere un retraso en la agenda es importante comunicárselo a los asistentes, y además indicarles si este generará un cambio en las actividades planeadas.

Host. Es quien guiará y acompañará a los asistentes a lo largo del evento. Debe ser distinto al ponente para que pueda inclusive darle soporte a este.

Adicionalmente, y quizás lo más importante, caímos en cuenta de la importancia de la generación de eventos de prospección relevantes para el target. La Secretaría genera eventos así continuamente por lo que vemos necesario facilitarles una herramienta que les ayude con esta labor.

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